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SAP业务优化之采购申请审批权限的规划
  访问人数: 发布者:fanadmin 发布时间:2012-3-21  

  • 前不久在给用户培训时,有学员问我如何对审批的权限进行规划。在这篇文章中,笔者就以采购申请这个单据为例,给大家介绍一下审批权限的规划与优化。在详细的说明之前,笔者要强调一点,在对系统进行规划与优化时,一定要先明白实际的业务是什么。如果脱离业务去谈系统,一切都是空谈。

前不久在给用户培训时,有学员问我如何对审批的权限进行规划。在这篇文章中,笔者就以采购申请这个单据为例,给大家介绍一下审批权限的规划与优化。在详细的说明之前,笔者要强调一点,在对系统进行规划与优化时,一定要先明白实际的业务是什么。如果脱离业务去谈系统,一切都是空谈。

采购申请在SAP系统中,起着承上启下的作用。上面直接跟计划部门、仓库部门等挂钩,下面直接跟生产、供应部门联系。要做好采购申请的审批,简单的说,就是四个字“恰到好处”。如果审批太严格,则会导致工作量增加,毕竟后续还有采购订单审批这一环节。如果审批太简单,则又起不到控制的作用。

笔者在做项目时,首先会了解企业采购申请需求来源的途径。在企业中,一般采购申请的来源可以分为“有来源的”和“无来源的”。有来源的又可以细分为“BOM产品用料”和“安全库存”两种方式。在做物料基础数据时,需要填写BOM的用量以及物料的安全库存(如果要做安全库存管理的话)。通过MRP计划,会结合计划产量以及现有库存数量来计算出所需要的物料数量(有时候会考虑采购批量的问题)。一般来说,类似的业务存在舞弊的可能性比较小。为此可以简化一些审批的环节。如在实际项目中,笔者一般建议只需要计划经理审核即可。在一些管理规范的企业,笔者针对这个业务,会建议不需要生成“采购申请”,直接转为“采购订单”即可。简单的说,对于“有来源”的采购申请,要尽量的简化系统审批的环节。

对于无来源的采购申请,则在审批时就可能需要多个环节。因为无来源的采购申请,往往需要更多的控制来保障业务的安全。不同的企业,其无来源的业务会有所不同。笔者这里就抽一些重点的内容来讲解。

战略性采购是无来源采购申请中比较重要的一个环节。某些企业会根据原材料价格的波动(如需要用到大量钢材的企业),会在价格低谷的时候批量购买原材料。这种业务存在比较大的风险(具有一定的投机性质),同时可能需要大量资金的支持。所以在审批的过程中,会多一些环节。如除了需求单位人员审核之后,还需要财务总监审核。因为其需要考虑资金是否充足。

基建物资的采购申请在系统中也是比较特殊的一个业务。其特殊主要是因为其核算上的特殊性。因为最终这类费用需要归结到固定资产上。为此在系统中需要有一个容器作为中转的对象。在实际项目中,笔者是以“内部订单”作为容器。跟基建相关的费用先通过“内部订单”来核算,然后在固定资产完工时再接转过去。对于采购申请审核来说,就需要企业的资产会计进行把关,判断其填写的“内部订单”号码是否准确。否则的话,就可能会影响到后续的核算。

其他无来源的采购申请比较简单。各位读者可以参考上面笔者列举的表格内容。这里需要说明的一点是,在实际企业中可能还会有“标准委外”和“工序委外”的采购申请。由于这个生产作业相关,笔者在表格中没有包含进去。后续有机会的话,笔者会对这个两个业务进行单独的讲解。

一、系统配置

了解企业实际的业务之后,再系统中实现相关的配置就简单了。笔者一直认为,SAP系统本身不是很复杂。难点在于实施顾问需要了解企业的实际业务,然后根据业务结合SAP系统给出合适的解决方案。对于采购申请审批来说,首先需要理解业务,然后再来进行系统的配置。

如上图所示,在SAP系统中要实现审批,其实就是四个步骤:编辑特性、编辑类、用分类建立过程与检查审批策略。

第一步:编辑特性

编辑特性即定义“审核的条件”。如上面所述,不同的来源其审核的环节是不同的。在实际项目中,不同的来源会对应不同的采购申请单据类别。然后将“单据类别”作为一个审核的条件。就可以实现“不同单据类别”具有不同的审核环节。另外,评估价格、工厂等都可以作为审核的条件。

第二步:编辑类

在这一步中是将不同的“审核条件”组合起来。如现在用户需要实现“安全库存采购申请单据类别”和“工厂为1100”的采购申请需要有某个计划经理来审批。此时“安全库存采购申请单据类别”和“工厂为1100”就是两个条件(系统中对应的是特性)。然后再将这两个条件组合成一个组(系统对应的就是类)。

第三步:用分类建立过程

在这个环节中,主要定义的就是符合上面条件(即类的定义)的采购申请,需要经过哪些人审核,以及每个人审核之后下流的业务人员可以做一些什么事情。简单的说,在这一步骤中包含两个内容。一是规定需要哪些人审核,二是规定某个人审核之后其他人可以做哪些业务。如一张采购申请需要“需求主管”和“办公室主任”审核。则为了缩短采购周期,一般会允许“需求主管”审核之后采购员就可以进行询报价业务,但是不能够转为采购订单。而等到“办公室主任”审核之后,即可以进行询报价业务,也可以转换为采购订单。

第四步:检查审批策略

审批策略制定完之后,可以通过“检查审批策略”这项功能,来检测策略配置是否准确。

二、注意事项

最后笔者建议,对于采购申请的审批,一定要做到“松弛有道”。即要根据不同的业务类型,甚至不同的审批环节。而不是任何业务都采用五六个审批环节,这不利于提高工作效率,同时也不能够体现SAP系统的灵活性。一般来说,对于有来源的采购申请,其审批的环节可以少一些。而对于无中生有的采购申请,则需要根据价值大小与业务形态的不同,适当的增加一些审批环节。

 
 

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